Factura Electrónica y VERIFACTU: Guía legal para pequeños autónomos 🚀
La digitalización de la facturación es obligatoria para autónomos y pymes en España. Con la entrada en vigor de la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) y el Real Decreto 1007/2023, los sistemas de facturación deben garantizar integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Esta guía explica cómo adaptarse correctamente si eres un pequeño autónomo: peluquerías, tiendas de barrio, bares, fontaneros, traductores y más, asegurando cumplimiento legal y evitando sanciones.
📄 1. Situación actual (lo que haces ahora mismo sin verifactu):
- Emitir facturas simplificadas (tickets) cuando el importe no excede de 400 € IVA incluido o hasta 3.000 € en sectores de venta al público según art. 4 RD 1619/2012.
- Emitir facturas en papel o mediante un sistema informático, conservando copia legible y cumpliendo numeración, fecha, tipo impositivo y total.
- No es obligatorio identificar al cliente salvo solicitud expresa o necesidad para deducir IVA.
🔒 2. Qué cambia con el Real Decreto 1007/2023 (VERIFACTU)
Con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, la manera en que los pequeños autónomos y pymes gestionan sus facturas y tickets cambia de forma significativa. Este decreto desarrolla la Ley Antifraude 11/2021 y establece obligaciones concretas sobre cómo deben registrarse, conservarse y verificarse los documentos de facturación. El objetivo principal es garantizar que cada registro sea seguro, íntegro y completamente rastreable, evitando posibles fraudes fiscales.
A continuación, se detallan los cambios más relevantes que todo autónomo o pequeño empresario debe conocer para cumplir con la normativa y adaptar correctamente sus sistemas de facturación.
- Garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
- Excel y Word ya no son válidos como herramientas de facturación.
- Tickets a mano ya no son válidos si se usan sistemas informáticos.
- Cada registro debe generar un fichero con identificador único, fecha, datos de operación y huella digital (hash).
- Generar un código QR y la leyenda “Factura verificable en la AEAT”.
- Modalidades:
- VERIFACTU: envío automático a la AEAT en tiempo real.
- NO-VERIFACTU: registros conservados internamente, preparados para envío si Hacienda lo requiere.
- Prohibido usar software que permita manipulación o eliminación de facturas (“software de doble uso”), sancionado con hasta 150.000 € por ejercicio.
📊 3. Impacto para pequeños autónomos
| Aspecto | Situación actual | A partir de VERIFACTU |
|---|---|---|
| Tickets a mano | Permitidos si cumplen RD 1619/2012 | ❌ No válidos, deben emitirse mediante sistema certificado o formulario AEAT |
| Facturas en Excel | Válidas si contienen todos los datos y están conservadas | ❌ No válidas: Excel no cumple trazabilidad ni certificación |
| Software de facturación | Cualquiera (Word, Excel, app propia) | ✅ Obligatorio que cumpla requisitos técnicos o usar la solución gratuita de la AEAT |
| Control de numeración / copia | Manual o por software | ✅ Numeración automática y registro inalterable |
| Emisión simplificada (tickets) | Permitida en papel o TPV sin identificación cliente | ✅ Permitida, pero con registro electrónico y código QR |
| Firma / conservación | Manual o copia impresa | ✅ Sistema o AEAT garantizan conservación, inalterabilidad y acceso |
⚖️ 4. Opciones legales para adaptarse a la nueva ley:
Adaptarse a la nueva normativa de facturación no significa complicarse la vida: existen varias opciones legales y prácticas para cumplir con VERIFACTU, según el tamaño de tu negocio, el volumen de facturas que emites y si cuentas o no con un sistema informático. Elegir la solución correcta te permitirá emitir facturas y tickets legales, evitar sanciones y mantener tu contabilidad organizada.
Opción 1: Software homologado VERIFACTU 💻
Esta opción está pensada para autónomos y pymes que ya usan un TPV o un programa de facturación. El software homologado cumple todos los requisitos técnicos de VERIFACTU: genera registros inalterables, añade hash a cada factura, crea automáticamente el código QR y mantiene la trazabilidad completa. Además, el proveedor declara su software ante la AEAT, asegurando que tu facturación es legal y válida ante inspecciones.
Opción 2: Formulario gratuito de la AEAT 📝
Esta alternativa está pensada para autónomos que emiten pocas facturas o tickets al mes y no disponen de software propio. Se utiliza directamente en la Sede Electrónica de la AEAT, generando automáticamente un registro legal con código QR. Es ideal para profesionales como traductores, fontaneros o pequeños servicios a domicilio, pero no para negocios con flujo continuo de ventas (por ejemplo, bares o tiendas de barrio).
Opción 3: Software certificado sencillo 🛠️
Se trata de soluciones privadas de bajo coste adaptadas a VERIFACTU, pensadas para negocios con atención al público. Permiten emitir facturas y tickets de forma rápida, integrándose con TPVs y sistemas existentes, y garantizan que los registros cumplan la normativa. Esta opción combina practicidad, seguridad legal y facilidad de uso, ideal para peluquerías, tiendas, cafeterías o pequeños comercios.
📌 5. Resumen de requisitos legales:
Ahora que conocemos las opciones legales para adaptarse, es importante resumir de forma sencilla qué es OBLIGATORIO y qué está PROHIBIDO según VERIFACTU. Cumplir estos requisitos garantiza que tus facturas y tickets sean legales y evites sanciones de la AEAT.
OBLIGATORIO ✅
- Sistema de facturación que cumpla RD 1007/2023: tu software debe estar certificado o ser la solución gratuita de la AEAT, asegurando que genera facturas legales.
- Generación de registros con integridad y trazabilidad (hash, QR): cada factura debe tener un identificador único y un código QR que permita verificarla ante la AEAT.
- Numeración automática y correlativa: las facturas se deben numerar de forma ordenada y sin saltos, para mantener un control claro de todas las operaciones.
- Conservación electrónica de registros y facturas: todas las facturas deben guardarse de forma segura y accesible, sin posibilidad de perder información.
- No alterar ni borrar facturas generadas: una vez emitida la factura, no se puede modificar ni eliminar; esto garantiza la veracidad de tus registros.
- Uso de solución AEAT o software certificado: para asegurar cumplimiento total, debes usar un sistema validado por Hacienda o la herramienta gratuita oficial.
PROHIBIDO ❌
- Tickets o facturas manuales a bolígrafo: ya no tienen validez si usas medios informáticos para tu negocio.
- Facturas hechas en Excel o Word: estas herramientas no cumplen los requisitos de trazabilidad ni certificación exigidos.
- Software que permita borrar, cambiar o duplicar facturas sin registro: cualquier programa que permita manipular facturas será sancionado y no se considera legal.
🚀 6. Recomendaciones prácticas
Adaptarse a la nueva normativa de facturación electrónica puede parecer complicado, pero con la orientación adecuada es mucho más sencillo. En Consulting CSWD somos especialistas en ayudar a autónomos y pymes a implementar sistemas compatibles con VERIFACTU, asegurando que tu negocio cumpla la ley y evite sanciones. A continuación, te damos recomendaciones prácticas para que tu transición sea segura y eficiente.
- Verifica tu volumen de operaciones: si emites más de unas pocas facturas al mes, lo recomendable es utilizar un software adaptado que cumpla con VERIFACTU, garantizando trazabilidad y seguridad.
- Consulta con tu proveedor TPV: asegúrate de que tu TPV o sistema de facturación ya esté preparado para VERIFACTU; en caso contrario, podemos ayudarte a seleccionar o adaptar el software adecuado.
- Guarda facturas anteriores: conserva tus facturas emitidas según el RD 1619/2012 hasta que entre en vigor la obligación de VERIFACTU, para cumplir con los plazos legales y posibles inspecciones.
- No utilices programas “no certificados” ni plantillas Excel: estos métodos no cumplen con la normativa y pueden generar sanciones; nosotros te ayudamos a migrar a soluciones legales y seguras.
Con la ayuda de Consulting CSWD, cualquier autónomo o pyme puede adaptarse de forma legal y práctica a la nueva normativa de facturación electrónica, manteniendo la tranquilidad de que todo está correctamente implementado ante la AEAT.
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